POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. 1. INTRODUCCIÓN

Estas Políticas de Tratamiento de Datos Personales tienen como finalidad inscribir a Restaurante los Galenos S.A.S, dentro del marco de la protección de los derechos fundamentales de las personas que se relacionan con la compañía.

1. 1. 2. DEFINICIONES

Los siguientes  términos tendrán el significado que aquí se les  atribuye  cuando se utilicen con mayúscula inicial en este documento.

1. 1. • «Autorización» significa  consentimiento  previo,  expreso e informado del Titular para que Galenos, las compañías matrices, filiales y subsidiarias, y/o los Encargados del Tratamiento lleven a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
      • «Aviso de  Privacidad«  significa  un documento físico,   electrónico  o en  cualquier  otro formato, generado por Galenos,  que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales,  el cual comunica al Titular la  información  relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
      • «Base de Datos» Significa un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento,  e incluye archivos físicos y electrónicos.  Las Bases de Datos se enumeran en la Sección 4 de esta Política para el Tratamiento de Datos Personales.
      • «Dato No Público» significa un Dato Personal que no es un Dato Público.
      • «Dato Personal» significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
      • «Dato Público»  significa  un  Dato   Personal  calificado  como  público   por  la   ley   o  la Constitución  Política.  Son públicos,  entre otros,  los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante ·o de servidor público.

Pueden  ser  públicos  aquellos  que  puedan  obtenerse  sin  reserva  alguna  por  estar

contenidos,  entre otros, en registros públicos,  documentos públicos, gacetas y boletines oficiales,  sentencias  judiciales  debidamente  ejecutoriadas  que  no  estén  sometidas  a reserva.

1. 1. • «Dato Sensible» significa un Dato Personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas,  la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
      • «Encargado del Tratamiento» significa una persona natural o jurídica,  pública  o privada, que por sí misma o en asocio con otros, Trate Datos Personales por cuenta de Galenos
      • «Galenos» es  Restaurante  los   Galenos  S.A.S,   sus  compañías  matrices,   filiales   y subsidiarias, que tienen la calidad de Responsable del Tratamiento ante la Ley.
   2. • «Política para el  Tratamiento  de  Datos  Personales»  significa  este  documento,   que contiene las políticas y lineamientos generales, procesos y procedimientos para el Tratamiento de los Datos Personales.
      • «Titular» significa una persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
      • «Tratamiento» significa   cualquier  operación   o  conjunto   de  operaciones  sobre  Datos Personales que realicen Galenos o los Encargados del Tratamiento por cuenta de Galenos, tales como la recolección, almacenamiento,  uso, circulación o supresión.
      • «Tratar» Datos Personales significa realizar Tratamiento sobre Datos Personales.
      • «Transferencia» de Datos Personales significa  el envío de  los  Datos Personales a un receptor que,  a su vez,  es responsable del Tratamiento en los términos de la  Ley 1581  de

2.012.

1. 1. • «Transmisión» de Datos Personales significa la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento  por el Encargado del  Tratamiento por cuenta de Galenos.
   2. 3. 3. PRINCIPIOS

El Tratamiento de los Datos Personales se sujetará a los siguientes principios,  los cuales guiarán  cualquier  interpretación  y aplicación  de  esta  Política  de  Tratamiento  de  Datos Personales:

1. 1. • Principio de finalidad:  El Tratamiento debe  obedecer  a  una  finalidad  determinada, específica y legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
      • Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581  de 2012 y en las demás disposiciones que la  modifiquen o desarrollen;
      • Principio de  libertad:  Los Titulares  de  los  Datos  Personales  tienen  la  libertad  de determinar  la  manera en que  se Tratarán sus  Datos  Personales.  En consecuencia,  el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo,  expreso e informado del Titular.  Los Datos  Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
      • Principio de veracidad o calidad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento deben ser veraces, completos, exactos,  actualizados,  comprobables y comprensibles.  La Ley prohíbe el Tratamiento de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
      • En el Tratamiento de los Datos Personales deberán adoptarse medidas razonables para asegurar que los Datos Personales que reposan en las Bases de Datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo  solicite  el Titular  o,  cuando Galenos.  haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del Tratamiento.
   2. • Principio de transparencia: En el Tratamíento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Galenos o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan.
      • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que

se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581  de

2012 y la Constitución.  En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

1. 1. • Los Datos  No  Públicos  no  podrán estar  disponibles  en  Internet  u  otros  medios  de divulgación o comunicación  masiva,  salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
      • Principio de seguridad: Los Datos Personales se deberán someter a Tratamiento con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando  su adulteración,  pérdida, consulta,  uso o acceso no autorizado  o fraudulento.
      • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Los Datos No Públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo transmitir Datos No Públicos sólo cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
      • Necesidad y proporcionalidad: Los Datos Personales registrados en una Base de Datos

deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento,  informadas  al Titular.  En tal  sentido,  deben  ser  adecuados,  pertinentes  y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

1. 1. • Temporalidad o caducidad: El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.
   2. 4. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los  Titulares  de  los  Datos  Personales  registrados en  las  Bases  de  Datos  tienen  los siguientes derechos:

1. 1. 1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.  Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
      2. b) Solicitar prueba de  la  Autorización  otorgada  a  Galenos  salvo  cuando  se  exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento,  de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581  de 2012;
      3. c) Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por Galenos o el

Encargado del Tratamiento, previa solicitud;

1. 1. 1. e) Revocar la   autorización   y/o  solicitar  la   supresión   del   Dato  Personal cuando  en  el

Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya  determinado  que  en  el Tratamiento  el  Responsable o  Encargado  han  incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

1. 1. 1. f) Acceder en forma gratuita  una vez al mes a sus  Datos  Personales  de acuerdo  con el

artículo 21  del Decreto 1377 del 2013.

1. 1. 5. MEDIOS DE RECOLECCIÓN Y CONTACTO

La comunicación  y contacto  con los Titulares  se hará  con previa  autorización  y a través  de los siguientes medios:

1. 1. • Correo electrónico
      • SMS I Servicios de mensajería electrónica
      • Redes sociales
      • Correo o mensajería
      • Presencial
      • Teléfono I Fax
      • Página web
   2. 6. 6. ATENCIÓN A LOS TITULARES

El área de Servicio al cliente, en cabeza de su coordinador, será responsable de atender las consultas, peticiones y reclamos de los Titulares.

1. 1. 7. BASES DE DATOS

Las Bases de Datos son:

6.1  Clientes

Clientes nuevos y antiguos

6.2  Activación

Clientes  Potenciales  que  Visitan  nuestras  salas  de  ventas,  stands,  ferias,  página  web  o participan de eventos nuestros.

6.3  Proveedores

Proveedores y potenciales proveedores

6.4 Trabajadores

Trabajadores  actuales, ex trabajadores y potenciales empleados.

1. 1. 8. 8. POLÍTICA DE CONSULTA

8.1 Quién puede consultar

Los Titulares o sus causahabientes o representantes podrán consultar los Datos Personales que  reposen en las Bases de Datos, así como el  uso dado  a sus Datos  Personales.  Los representantes  del Titular deberán  exhibir  un poder o autorización  expedida  por parte del

Titular y con reconocimiento de firma y contenido ante notario, en virtud del cual se faculte al representante para ejercer los derechos de hábeas data del Titular.

En caso de que el Titular sea un niño, niña o adolescente, deberá actuar por intermedio de alguno de sus padres o de su tutor o curador.  Sus padres demostrarán la  representación legal exhibiendo un registro civil de nacimiento de su hijo o hija.  Los tutores o curadores deberán exhibir copia auténtica de la sentencia judicial que los hubiere nombrado.

NOTA: Los padres de los niños,  niñas y adolescentes podrán solicitar la actualización de los Datos Personales de sus hijos e hijas incluyendo la privación de la patria potestad del otro padre o madre.  Para ello, el padre o madre que permanezca con la representación legal del menor deberá exhibir copia auténtica de la sentencia judicial por medio de la cual se haya decretado la privación de la patria potestad del otro padre.

8.2 Respuesta

La información  se deberá suministrar en un término  máximo  de diez  (10)  días  hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta.  Cuando no fuere posible suministrar los Datos Personales dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se responderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En todo caso,  si Galenos hubiere dispuesto a los Titulares medios electrónicos a través de los cuales tengan acceso directo a sus Datos Personales y preferencias, el acceso deberá permitirse  inmediatamente y sin costo y deberá brindar al Titular la  posibilidad  de conocer sus Datos Personales y actualizarlos en linea.

1. 1. 9. 9. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA

9.1 Correo electrónico

La consulta se formulará a Galenos por correo electrónico dirigido a habeasdata.amarey@grupoamarey.com o al Encargado del Tratamiento por el medio habilitado por éste, siempre y cuando se pueda mantener prueba de la consulta.

Para  ejercer  el   derecho,  los  Titulares  deberán  identificarse  como  tales  en  el   correo electrónico.  Si  el  Titular  o  su  representante  no  se  identifican  debidamente,  Galenos entenderá que la consulta no fue presentada.

Galenos o el Encargado del Tratamiento deberá suministrar al Titular o su representante todos  los  Datos Personales contenidos en el registro individual  del Titular o que  estén vinculados con la identificación del Titular. Los Datos Personales se suministrarán al solicitante mediante envio al correo electrónico del cual surge la solicitud.

9.2 Personalmente

La consulta se formulará a Galenos personalmente,  mediante diligenciamiento de formulario de solicitud,  o al Encargado del Tratamiento por el medio habilitado por éste,  siempre y cuando se pueda mantener prueba de la consulta.

Para ejercer el  derecho,  los Titulares deberán identificarse como tales en los puntos de contacto  y de atención al cliente  o en la sede principal,  en recepción.  Para ello,  el Titular debe  exhibir  su  documento  de  identificación.  Si  el  Titular  o  su  representante  no  se identifican debidamente, Galenos entenderá que la consulta no fue presentada.

Galenos o el Encargado del Tratamiento deberá suministrar al Titular o su representante todos  los  Datos Personales contenidos en el  registro individual  del Titular o que estén vinculados con la identificación del Titular. Los Datos Personales se suministrarán al solicitante mediante envío al correo electrónico indicado en el formulario de solicitud o la dirección de correspondencia suministrada.

9.3 Correo o mensajería

La consulta se formulará a Galenos mediante solicitud enviada por correo o mensajería a Galenos, o al Encargado del Tratamiento por el medio habilitado por éste, siempre y cuando se pueda mantener prueba de la consulta.

Para ejercer el derecho,  los Titulares deberán identificarse como tales.  Para ello,  la solicitud deberá  ser firmada  por  el  Titular  o  su  causahabiente,  con  reconocimiento  de  firma  y contenido  ante Notario.  Si el  Titular o su  representante  no se identifican  debidamente, Galenos entenderá que la consulta no fue presentada.

Galenos o el Encargado del Tratamiento deberá suministrar al Titular o su representante todos  los  Datos Personales contenidos en el  registro individual  del Titular o que estén vinculados  con  la  identificación  del  Titular.  Los  Datos  Personales  se  suministrarán  al solicitante mediante envío al correo electrónico indicado en la solicitud o la dirección de correspondencia suministrada.

1 O. POLiTICAS DE RECLAMACIÓN,  ACTUALIZACIÓN  O RECTIFICACIÓN

El Titular o sus causahabientes que consideren (a) que sus Datos Personales contenidos en una Base de Datos deban ser objeto de corrección, actualización o supresión,  o (b) que ha habido un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o en estas Políticas de Tratamiento de Datos Personales,  podrán presentar un reclamo ante Galenos o el Encargado del Tratamiento.

10.1           Requisitos de la solicitud

El   reclamo   se  formulará  mediante   solicitud   dirigida   a  Galenos  o  al  Encargado  del

Tratamiento, utilizando los mismos medios establecidos para las consultas (Sección 8). Los reclamos deberán contar con la siguiente información:

1. 1. 1. La identificación del Titular,
   2. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
   3. La dirección
   4. Acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

   5. 10.2          Solicitud incompleta

      Si  el reclamo resulta incompleto,  se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha  del  requerimiento,  sin  que  el  solicitante  presente  la  información  requerida,  se entenderá que el interesado ha desistido del reclamo.  En caso que el funcionario que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

      10.3          Reclamo en trámite

      Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

      10.4          Respuesta

      El término máximo para atender el reclamo será de diez (1 O) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.  Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá  su  reclamo,  la  cual en  ningún  caso podrá  superar  los  cinco  (5)  días  hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

      10.5          Supresión de Datos Personales por retiro de Autorización

      Los Titulares podrán en todo momento solicitar al Responsable o Encargado la supresión de sus  Datos Personales y/o  revocar la  Autorización  otorgada  para el  Tratamiento  de  los mismos,  quienes adoptarán las  medidas necesarias  para que la supresión o revocatoria tenga efectos  en el término establecido en el artículo  15  de  la  Ley  1581  de 2012.  El Responsable o  Encargado deberá confirmar haber recibido la  solicitud  de supresión de datos  o revocatoria  de autorización,  incluyendo  su  fecha  de  recepción.  La solicitud  de supresión de los Datos Personales y la revocatoria de la Autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

      El Responsable y el Encargado deben poner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y  de fácil  acceso  para  presentar  la  solicitud  de  supresión  de  Datos  Personales  o  la revocatoria de la Autorización otorgada.

      Esta versión 2.0  de la Política  de Tratamiento de Datos  Personales entrará en vigencia  a partir del  1  de octubre de 2016 y se podrá consultar en la página web de Galenos.

      Para lo  anterior,  el titular de los datos,  representante  legal  y/o   apoderado  o por poder se deben poner en contacto con Galenos, en la siguiente dirección:

      Restaurante los Galenos S.A.S Transversal 23 No  93 – 23

      Tel: (1) 7447300 opción 2

      Línea Gratuita Nacional: 018000180066

      Página www.grupoamarey.com

      Correo electrónico: habeasdata.amarey@grupoamarey.com

      11. VIGENCIA Y DISPONIBILIDAD DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES